Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026
Meewerk is een dienst van Ovellan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.
Ovellan, handelend onder de dienstnaam Meewerk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer wij deze voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken.
Wanneer Meewerk namens een client persoonsgegevens verwerkt via bijvoorbeeld een AI-chatbot of Instagram DM-assistent, is de client in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt Ovellan/Meewerk op als verwerker.
KvK: 42085812
E-mail voor privacyvragen: [email protected]
Deze privacyverklaring kan van toepassing zijn op:
bezoekers van onze website;
prospects en clients van Meewerk;
contactpersonen bij bedrijven;
personen die via een door Meewerk geleverde chatbot of socialmedia-assistent communiceren;
andere personen van wie wij in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens verwerken.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere verwerken:
naam;
bedrijfsnaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adres- en factuurgegevens;
KvK- en btw-gegevens;
communicatie met Meewerk;
contract- en betalingsinformatie;
technische gegevens;
CRM-gegevens;
afspraakgegevens;
Instagram-gebruikersnaam en beschikbare profielinformatie;
inhoud van chat-, DM- en andere berichten;
antwoorden op kwalificatievragen;
informatie die nodig is voor Human Handover of opvolging.
Wij proberen alleen persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor:
het beantwoorden van vragen;
het leveren en beheren van onze diensten;
onboarding van clients;
communicatie met clients en prospects;
contractbeheer;
facturatie en betalingen;
klantenservice en ondersteuning;
het beheren en verbeteren van AI-assistenten;
CRM en leadbeheer;
afspraakplanning;
Human Handover;
beveiliging en fraudepreventie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het behandelen van privacyverzoeken of geschillen.
Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons onder andere op:
de uitvoering van een overeenkomst;
stappen die nodig zijn voordat een overeenkomst wordt gesloten;
een wettelijke verplichting;
een gerechtvaardigd belang;
toestemming, wanneer toestemming juridisch vereist is.
Niet iedere verwerking is gebaseerd op toestemming.
Meewerk levert AI-functionaliteit voor onder andere websites en socialmediakanalen zoals Instagram.
Hierbij kunnen berichten automatisch worden verwerkt om bijvoorbeeld:
vragen te beantwoorden;
relevante informatie te geven;
interesse te herkennen;
kwalificatievragen te stellen;
contactgegevens te verzamelen;
afspraken te ondersteunen;
een gesprek over te dragen aan een mens.
AI-systemen kunnen fouten maken. Waar nodig kan menselijke controle of opvolging plaatsvinden.
Wanneer iemand expliciet vraagt of hij of zij met een AI communiceert, moet hierover duidelijk worden gecommuniceerd.
Wanneer een client de Instagram DM-assistent van Meewerk gebruikt, kunnen persoonsgegevens via Meta/Instagram worden verwerkt.
Dit kan onder andere bestaan uit:
Instagram-gebruikersnaam;
beschikbare profielinformatie;
DM-inhoud;
reacties op posts;
informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld.
Meta kan daarnaast persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerken. Op die verwerking zijn ook de eigen privacyvoorwaarden van Meta van toepassing.
Onze AI-assistenten horen alleen informatie te vragen die redelijkerwijs nodig is voor het doel van het gesprek.
Persoonsgegevens worden niet verzameld enkel omdat dit technisch mogelijk is.
Wanneer bijvoorbeeld alleen een afspraaklink hoeft te worden gestuurd, hoeft de bot niet automatisch extra contactgegevens te verzamelen.
Onze diensten zijn in beginsel niet bedoeld voor het verzamelen van onnodige gevoelige persoonsgegevens.
Gebruikers worden daarom aangemoedigd geen gegevens te delen zoals:
medische dossiers;
BSN-nummers;
wachtwoorden;
volledige betaalkaartgegevens;
andere zeer gevoelige informatie,
tenzij dit noodzakelijk, toegestaan en passend beveiligd is.
Een gesprek kan worden overgedragen aan een mens wanneer bijvoorbeeld:
de gebruiker daarom vraagt;
de AI onvoldoende betrouwbare informatie heeft;
een klacht of probleem menselijke aandacht vereist;
het gesprek gevoelig of complex wordt;
een ingestelde overdrachtsregel wordt geactiveerd.
Bij Human Handover kunnen relevante gespreksgegevens beschikbaar worden gemaakt aan de aangewezen medewerker van de client.
Meewerk gebruikt HighLevel / GoHighLevel voor onderdelen van de dienstverlening.
Afhankelijk van de gebruikte functies kan HighLevel worden ingezet voor onder andere:
Conversations;
CRM;
contactgegevens;
automatiseringen;
workflows;
AI-functionaliteit;
afspraken;
notificaties.
Hierdoor kunnen persoonsgegevens binnen HighLevel worden opgeslagen of verwerkt.
Voor Instagram-gerelateerde diensten wordt gebruikgemaakt van systemen van Meta Platforms.
Meta verwerkt gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van Instagram en de gekoppelde messagingfunctionaliteit.
Voor betalingen kan Meewerk gebruikmaken van Stripe.
Stripe verwerkt betalingsinformatie die noodzakelijk is om transacties te verwerken.
Meewerk ontvangt niet noodzakelijk alle betaalkaartgegevens zelf.
Voor het elektronisch ondertekenen en beheren van overeenkomsten kan Meewerk gebruikmaken van DocuSign.
Hierbij kunnen onder andere worden verwerkt:
naam;
e-mailadres;
bedrijfsgegevens;
contractgegevens;
handtekening;
informatie over het ondertekenproces.
DocuSign wordt gebruikt voor contractbeheer met clients en niet standaard voor persoonsgegevens van personen die via een client met een AI DM-assistent communiceren.
Wij kunnen daarnaast andere technische dienstverleners gebruiken wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening.
Wij proberen toegang tot persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is voor de betreffende taak.
Wanneer Meewerk een AI-assistent levert aan een client, bepaalt de client in beginsel:
waarom persoonsgegevens worden verzameld;
welke informatie nodig is;
hoe leads worden opgevolgd;
welke kwalificatievragen worden gebruikt;
welke medewerkers toegang krijgen;
hoe de dienstverlening richting eigen klanten of volgers wordt ingericht.
Meewerk verwerkt de betreffende gegevens vervolgens voor zover nodig om de overeengekomen technische dienst te leveren.
Waar vereist worden hierover afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
Clients zijn onder andere verantwoordelijk voor:
het verstrekken van correcte bedrijfsinformatie;
een passende rechtsgrond voor hun verwerking;
het informeren van hun eigen klanten, bezoekers of volgers;
het voorkomen van onnodige verzameling van gevoelige informatie;
het correct beheren van toegang tot hun accounts;
het naleven van toepasselijke privacywetgeving.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
De exacte bewaartermijn kan verschillen afhankelijk van:
het soort gegevens;
het doel van de verwerking;
de duur van de klantrelatie;
wettelijke bewaarplichten;
mogelijke geschillen;
technische of beveiligingsvereisten.
Wij hanteren geen algemene vaste bewaartermijn voor alle soorten gegevens.
Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:
ongeoorloofde toegang;
verlies;
misbruik;
wijziging;
vernietiging;
onbevoegde openbaarmaking.
Geen enkel technisch systeem kan volledige veiligheid garanderen.
Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Clients zijn zelf verantwoordelijk voor het beheren van toegang binnen hun eigen accounts en organisaties.
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer de wet dit vereist, worden passende waarborgen gebruikt voor internationale doorgifte van persoonsgegevens.
Wanneer zich een beveiligingsincident met persoonsgegevens voordoet, wordt beoordeeld:
welke gegevens betrokken zijn;
welke personen mogelijk gevolgen ondervinden;
hoe ernstig het risico is;
welke maatregelen nodig zijn;
of een melding aan een client, betrokkene of toezichthouder vereist is.
Wanneer Meewerk als verwerker optreedt, wordt de betreffende client waar nodig geïnformeerd.
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen betrokkenen onder de AVG onder andere recht hebben op:
inzage;
rectificatie;
verwijdering;
beperking van verwerking;
bezwaar;
overdraagbaarheid van gegevens;
intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Een verzoek kan worden ingediend bij de partij die verantwoordelijk is voor de betreffende verwerking.
Wanneer Meewerk uitsluitend als verwerker namens een client optreedt, kan het verzoek worden doorgestuurd naar of samen met die client worden behandeld.
Voor vragen over deze privacyverklaring of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via:
Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te controleren.
Wanneer iemand vindt dat Ovellan/Meewerk niet correct met persoonsgegevens omgaat, kan eerst contact worden opgenomen via:
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, waaronder in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op:
meewerkbot.nl/privacy